Data Deletion Instructions
Last updated: 6 August 2026
You can ask us to delete your personal data at any time, free of charge. This page explains exactly how to do it, what gets deleted, how long it takes, and what we are legally required to keep.
The fastest route
Send an email to admin@isolvex.tech with the subject "Data Deletion Request", including the details listed in Step 2 below. We acknowledge within 5 business days and complete verified requests within 30 days.
1. First, work out which kind of user you are
Clinica is software used by clinics. Where your request goes depends on your relationship to the clinic.
| You are… | Send your request to… | Why |
|---|---|---|
| A patient who messaged a clinic on WhatsApp, or whose records a clinic holds | The clinic first — or us, if you cannot reach them | The clinic is the data controller; we hold the data on its behalf |
| Clinic staff with a Clinica login | Your clinic owner or administrator — or us | Your clinic manages its own staff accounts |
| A clinic owner deleting the whole clinic account | Us, directly | This deletes the organisation and all of its data |
If you are a patient and the clinic does not respond, or you would rather not contact it, write to us directly and we will handle it. You are never stuck.
2. Send the request
Email admin@isolvex.tech with the subject "Data Deletion Request" and include:
- The phone number you used to message the clinic, in full international format (for example +962 7X XXX XXXX) — this is how your WhatsApp conversation data is identified
- The clinic's name, if you know it
- Your full name as the clinic would have it on file
- What you want deleted — everything, or only your WhatsApp conversation history
Why we ask for these details. We must be reasonably certain the request comes from you before deleting anything — otherwise anyone could erase someone else's medical records. If we cannot match your request to a record, we may ask one follow-up question to verify it. We never ask for a password, and we never ask for payment details.
3. What happens next
| Stage | Timing |
|---|---|
| We acknowledge your request | Within 5 business days |
| We verify your identity and locate the records | Typically 3–10 days |
| Deletion is carried out and confirmed to you in writing | Within 30 days of a verified request |
If a request is unusually complex we may need more time; if so we will tell you before the 30 days are up and explain why.
4. What gets deleted
On a verified deletion request we remove:
- Your WhatsApp conversation history — message content, timestamps and delivery status
- Any stored voice notes and their transcripts
- Your contact record: phone number, display name and preferred language
- Your patient profile: name, date of birth, gender, tags and attributes
- Appointment history, clinical notes and treatment instructions
- Feedback and satisfaction responses you submitted
- For staff accounts: the login, profile, role assignments and permissions
Deletion is permanent. Data is removed from live systems immediately on completion and ages out of encrypted backups within 30 days of that point.
5. What we may have to keep
Some records cannot be deleted on request. Where that applies we keep only the minimum, and we use it only for the stated purpose:
| Retained | Why |
|---|---|
| Opt-out records — the fact that a number opted out | We have to remember a refusal in order to keep honouring it. Deleting this would let marketing messages resume, which is the opposite of what you asked for. |
| Financial and invoice records | Tax and accounting law requires businesses to retain them for a fixed period |
| Medical records, where the clinic is legally obliged to keep them | Healthcare record-retention law overrides a deletion request. The clinic will tell you the period that applies. |
| Security and audit logs | Needed to detect and investigate abuse; anonymised where possible |
6. If you only want the messages to stop
You may not need deletion at all. To stop marketing and promotional messages while keeping your appointment history, simply reply to the clinic's WhatsApp number with:
STOP · إيقاف
This takes effect immediately and is permanent until you explicitly opt back in. It is honoured automatically by the platform.
7. Deleting an entire clinic account
If you are a clinic owner and want to close your organisation, email us from the address registered as the owner account. We will confirm the request with you, then permanently delete:
- All patient records, appointments, billing data and conversation history
- All staff accounts belonging to the organisation
- The stored WhatsApp credentials and integration settings
- All files and media held for the organisation
Export your data first. Once this is done it cannot be undone, and we cannot recover it for you afterwards.
8. Data held by Meta
Messages you send on WhatsApp also pass through Meta's systems. Deleting your data from Clinica removes it from our platform, but it does not delete anything Meta holds independently, and it does not remove the conversation from your own phone.
To manage data held by Meta, use the WhatsApp Privacy Policy and the privacy controls in the WhatsApp app. To delete the copy on your device, delete the chat in WhatsApp.
9. Contact
- Deletion requests: admin@isolvex.tech (subject: "Data Deletion Request")
- Privacy Policy: clinica.isolvex.tech/privacy
- Terms of Service: clinica.isolvex.tech/terms
Deletion is free. If you are unhappy with how we handle your request you may complain to your local data protection authority.
تعليمات حذف البيانات
آخر تحديث: ٦ آب ٢٠٢٦
يمكنك طلب حذف بياناتك الشخصية في أي وقت ومجاناً. توضّح هذه الصفحة كيفية تقديم الطلب، وما الذي يُحذف، وكم يستغرق ذلك، وما الذي يلزمنا القانون بالاحتفاظ به.
الطريقة الأسرع
أرسل بريداً إلكترونياً إلى admin@isolvex.tech بعنوان "Data Deletion Request" متضمّناً التفاصيل الواردة في الخطوة الثانية. نؤكد الاستلام خلال ٥ أيام عمل وننجز الطلبات المتحقَّق منها خلال ٣٠ يوماً.
١. حدّد صفتك أولاً
- مريض راسل العيادة عبر واتساب أو لدى العيادة سجلات عنه: توجّه إلى العيادة أولاً، أو إلينا إن تعذّر الوصول إليها.
- موظف لديه حساب في Clinica: توجّه إلى مالك العيادة أو المسؤول، أو إلينا.
- مالك عيادة يريد حذف حساب العيادة بالكامل: توجّه إلينا مباشرة.
إذا كنت مريضاً ولم تستجب العيادة، أو فضّلت عدم مراسلتها، راسلنا مباشرة وسنتولى الأمر.
٢. أرسل الطلب
أرسل بريداً إلى admin@isolvex.tech يتضمّن:
- رقم الهاتف الذي راسلت به العيادة بصيغة دولية كاملة (مثال +962 7X XXX XXXX)
- اسم العيادة إن كنت تعرفه
- اسمك الكامل كما هو مسجّل لدى العيادة
- ما تريد حذفه: كل البيانات، أم سجل محادثات واتساب فقط
لماذا نطلب هذه التفاصيل؟ يجب أن نتأكد بشكل معقول أن الطلب صادر عنك قبل حذف أي شيء، وإلا لأمكن لأي شخص محو سجلات طبية تخصّ غيره. ولن نطلب منك كلمة المرور ولا أي بيانات دفع إطلاقاً.
٣. ما الذي يُحذف
- سجل محادثات واتساب: محتوى الرسائل وأوقاتها وحالة تسليمها
- الرسائل الصوتية المخزّنة ونصوصها
- بيانات التواصل: رقم الهاتف والاسم الظاهر واللغة المفضّلة
- ملف المريض: الاسم وتاريخ الميلاد والجنس والوسوم والخصائص
- سجل المواعيد والملاحظات السريرية وتعليمات العلاج
- التقييمات التي أرسلتها
- بالنسبة لحسابات الطاقم: بيانات الدخول والملف الشخصي والأدوار والصلاحيات
الحذف نهائي. تُزال البيانات من الأنظمة الحيّة فور التنفيذ، وتنتهي من النسخ الاحتياطية المشفّرة خلال ٣٠ يوماً من ذلك التاريخ.
٤. ما قد نضطر للاحتفاظ به
- سجلات إلغاء الاشتراك: نحتاج تذكّر الرفض حتى نستمر باحترامه؛ وحذفه يعني عودة الرسائل التسويقية، وهو عكس ما طلبته.
- السجلات المالية والفواتير: تلزمنا القوانين الضريبية والمحاسبية بحفظها مدة محددة.
- السجلات الطبية حين تكون العيادة ملزمة قانوناً بحفظها؛ وستخبرك العيادة بالمدة المطبَّقة.
- سجلات الأمان والتدقيق: لازمة لكشف إساءة الاستخدام، وتُجهَّل قدر الإمكان.
٥. إذا أردت إيقاف الرسائل فقط
قد لا تحتاج إلى الحذف أصلاً. لإيقاف الرسائل التسويقية مع الاحتفاظ بسجل مواعيدك، أرسل إلى رقم واتساب الخاص بالعيادة:
إيقاف · STOP
يسري ذلك فوراً ويبقى دائماً إلى أن تعيد الاشتراك صراحةً.
٦. حذف حساب العيادة بالكامل
إذا كنت مالك عيادة وترغب بإغلاق حسابها، راسلنا من البريد المسجّل كحساب المالك. سنؤكد الطلب معك ثم نحذف نهائياً كل سجلات المرضى والمواعيد والفواتير والمحادثات، وجميع حسابات الطاقم، وبيانات ربط واتساب، وكل الملفات والوسائط. صدّر بياناتك أولاً، فلا يمكن التراجع عن هذه العملية.
٧. البيانات لدى Meta
تمرّ رسائل واتساب عبر أنظمة Meta أيضاً. حذف بياناتك من Clinica يزيلها من منصتنا فقط، ولا يحذف ما تحتفظ به Meta بشكل مستقل، ولا يزيل المحادثة من هاتفك. لإدارة بياناتك لدى Meta راجع سياسة خصوصية واتساب، ولحذف النسخة الموجودة على جهازك احذف المحادثة من التطبيق.
٨. تواصل معنا
- طلبات الحذف: admin@isolvex.tech
- سياسة الخصوصية: clinica.isolvex.tech/privacy
- شروط الخدمة: clinica.isolvex.tech/terms
الحذف مجاني، ويحق لك تقديم شكوى إلى الجهة المختصة بحماية البيانات في بلدك.